Корпоративна картка «панацея»
чи «головний біль» на підприємстві?
Не лише модними тенденціями сьогодення, але й потребами викликаний підвищений інтерес до використання корпоративних банківських платіжних карток суб’єктами господарювання. Безапеляційно – це зручно, надійно, проте чи завжди можна ми можемо скористатись корпоративною карткою?
Корпоративна банківська картка – є електронним платіжним засобом (ст.1 Закону України «Про платіжні системи»).
Для здійснення операцій за корпоративною карткою, передусім слід укласти відповідний договір між власником (юридична особа чи фізична особа-підприємець) поточного рахунку та банком (Інструкція № 492). «Банк-емітент має право надавати фізичним особам, які не здійснюють підприємницької діяльності, особисті електронні платіжні засоби, а суб’єктам господарювання — корпоративні…» (Положення «Про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням» №705 від 05.11.2014)
В договорі банк обов’язково зазначає види платіжних операцій, які має право здійснювати клієнт, а також правила, умови та максимальний строк їх виконання.
Використання корпоративної банківської картки при відрядженні
До витрат на відрядження належать:
- проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т.ч. на орендованому транспорті), крім цього згідно інструкції №59 до витрат на проїзд у разі відрядження на службовому автомобілі за кордон включаються витрати на пально-мастильні матеріали. Відшкодуванню підлягають й інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами;
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),
- на найм інших жилих приміщень,
- оплату телефонних розмов,
- оформлення закордонних паспортів,
- дозволів на в’їзд (віз),
- обов’язкове страхування,
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Перелік витрат на відрядження наведено в п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
Проте слід пам’ятати:
- при використанні корпоративної картки, якщо знімалася готівка слід прозвітувати щодо витрачених коштів — до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;
- при використанні корпоративної картки, якщо картку використовувалось для проведення розрахунків у безготівковій формі, слід прозвітувати щодо витрачених коштів в строк що не перевищує 10 банківських днів, але за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів.
Використання корпоративної банківської картки для представницьких витрат
Суб’єкти господарювання, які не віднесені до категорії бюджетні, нормативного документу що регулює поняття «представницьких витрат» не мають. Проте, є затверджені наказом № 1026 норми для бюджетних установ, які підприємства відмінні від бюджетних можуть застосовувати.
«Представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на приймання та обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули за запрошенням для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення й підтримки взаємовигідного співробітництва».
До норм Представницьких витрат (бюджетних організацій) належать: витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час проведення переговорів, оплатою послуг перекладача, який не входить до штату установи, оплатою номерів у готелях, а також витрати, пов’язані з бронюванням номерів у готелях, у розмірі 50 % вартості номера за одну добу.
Немає підстав вважати, що лише бюджетні підприємства можуть мати представницькі витрати понесені на території України або за кордоном, як приймаюча або запрошена сторона.
Підтвердженням витрат можуть бути також і програма заходу (бажано з кошторисом витрат), затверджена керівництвом, а також звіт у довільній формі про виконання програми заходу і понесення представницьких витрат.
Варто зауважити, при використанні коштів безпосередньо з корпоративної картки, при оплаті представницьких витрат бажано пильно cлідкувати, щодо появи витрат які мають ознаки оподатковуваного доходу для відрядженої фізичної особи, а отже потребують застосування нарахування та сплати ПДФО.
Використання корпоративної банківської картки на господарські потреби
Дуже зручно користуватись корпоративною банківською карткою, якщо є потреба купити негайно господарські товари (канцелярські товари, МШП чи ін.), щоб забезпечити процес діяльності підприємства.
Проте слід пам’ятати, що у випадку коли корпоративною картою оплачувалися витрати не в межах відрядження, авансовий звіт подається в такі ж терміни як і при від звітуванні при відрядженнях.
Переваги використання банківської корпоративної картки:
- полегшення роботи бухгалтерії, пов’язаної із перерахунком, зберіганням і доставкою готівки;
- немає залежності від режиму роботи банківських відділень;
- менша кількості звітних документів і скорочення витрат, пов’язаних з видачею підзвітних сум;
- можливість оперативно поповнювання картки в Інтернет-банку, а також готівкою у касах і через термінали;
- контроль витрат працівників за виписками, що надаються банком, за допомогою SMS-банкінгу та Інтернет-банку;
- не потрібно купувати іноземну валюту для закордонних відряджень.
Чи використовувати банківську корпоративну картку на підприємстві рішення звичайно за керівником, проте слід пам’ятати що такий «гаджет» теж може нести ризики. Якщо не дотримуватись норм чинного законодавства, зокрема в часині дотримання термінів звітування за використання коштів.
