fbpx

Кадровий аудит підприємства як інструмент об’єктивної оцінки персоналу та кадрової політики

ЗМІСТ:

  1. Що таке кадровий аудит: завдання, етапи проведення та очікуваний результат
  2. Види й методи кадрового аудиту організації
  3. Коли проводити кадровий аудит?

 

Питання діловодства на фірмах із кожним роком відходять на другий план із погляду менеджменту. Але не з погляду закону. В еру автоматизації процесів планування та обліку паперова метушня зі штатним розкладом, посадовими інструкціями й особистими справами кожного співробітника викликає зрозуміле бажання залишити подібні завдання до кращих, менш завантажених часів. Правда ж у тому, що такі часи, як правило, не наступають, якщо компанія зростає, масштабується й розвивається. А це означає, що більша частина успішних фірм тримає кадрове діловодство не в найкращому стані. До того ж у разі перевірок контролюючими органами саме помилки у веденні обліку кадрів – це найбільші ризики для топ-менеджменту і власників.

Вирішити питання допоможе вчасно проведений якісний кадровий аудит. Його завдання — виявити слабкі місця у веденні кадрового обліку, прорахувати можливі ризики і їхні наслідки, а також знайти оптимальні шляхи усунення їх до того, як компанія потрапить у поле зору відповідних інстанцій. Як провести кадровий аудит? На що розраховувати з погляду часових та фінансових ресурсів, щоб убезпечити себе й компанію від незапланованих санкцій із боку держави? У чому має полягати суть кадрової політики й кадрового аудиту організації? Давайте розбиратися.

Що таке кадровий аудит: завдання, етапи проведення та очікуваний результат

Кадрова політика — сфера розвитку компаній, якій зазвичай практично не приділяють уваги на перших порах. Поки директор, бухгалтерія та власники організації фокусуються на тому, як отримати максимальний прибуток за мінімальних витрат, вивести на ринок власний бренд, виховати свою цільову аудиторію й отримати конкретну нішу на ринку, оформленню штатних співробітників приділяється мінімум уваги. Як правило, справа обмежується договорами про прийом на роботу й заявами на відпустку. Проте існує ціла область контролю кадрового діловодства, за порушення якого передбачаються штрафи — у деяких випадках досить великі. Проведення кадрового аудиту допоможе проаналізувати:

  • стан кадрового обліку компанії;
  • структуру штату організації;
  • її відповідність необхідним нормам, а також коректність оформлення всіх документів, що регулюють взаємовідносини роботодавця і співробітників.

Це заощадить не тільки обігові кошти в разі несподіваної перевірки, а й безліч часу, енергії та здоров’я директора компанії.

Проведення кадрового аудиту найчастіше відбувається в кілька окремих етапів:

  1. Підготовка до перевірки й оцінки кадрової політики компанії. На цьому етапі визначається група співробітників або перелік залучених аудиторів для роботи зі співробітниками й документами.
  2. Вивчення й оцінка пакета наявних документів з області кадрового діловодства фірми. Тут важливо повністю вивчити оформлені раніше договори, штатний розклад та інші документи, якщо такі є.
  3. Перевірка списку наявної документації на відповідність до повного переліку необхідної відповідно до законодавства України. На цій стадії важливо зрозуміти, де є «шпарини» в правильному веденні кадрового діловодства.
  4. Аналіз ділянок високого ризику для конкретної фірми: тобто тут вивчається наявність у штаті іноземців і легітимність їхнього оформлення, наявності перепрацювань і понаднормових робіт і аудит оплати праці, умови співпраці під час випробувального терміну, документальне закріплення матеріальної відповідальності за окремими працівниками, присутність у штаті компанії інвалідів і людей з обмеженою працездатністю та порядок трудових взаємин із ними.
  5. Розробка переліку рекомендацій зі зміни кадрової політики в результаті проведення кадрового аудиту компанії. На даному етапі створюється розгорнутий список рекомендацій, що стосуються негайних і довгострокових дій, покликаних оптимізувати кадрове діловодство компанії, привести його відповідно до вимог Закону та усунути ризики залучення до відповідальності в результаті планових або позапланових перевірок органами контролю за виконанням трудового законодавства.

Ці етапи можуть бути складовими єдиного процесу проведення кадрового аудиту. У такому випадку перевірка триває від двох до восьми тижнів — залежно від масштабу компанії й завдань кадрового аудиту в конкретному випадку. Іноді етапи перевірки грамотності кадрової політики компанії проводяться з розривами між ними, якщо це пов’язано з особливостями функціонування фірми й наявністю раніше запланованих заходів (реструктуризації проектних команд, завершення сезону для виконання окремих робіт тощо).

Види й методи кадрового аудиту організації

Кадровий аудит на фірмі може проводитись двома методами:

  1. Внутрішній аудит кадрів — забезпечується власними силами співробітників компанії. До його проведення зазвичай залучають директора, відповідального за кадрове діловодство співробітника (зазвичай це бухгалтер або діловод), секретаря директора, юриста, психолога та штатного бізнес-тренера, якщо такі є. Завдання внутрішнього аудиту — виявити слабкі місця у веденні кадрового діловодства, вивчити клімат взаємовідносин всередині компанії й порядок розподілу обов’язків між співробітниками. Він коштує дешевше (а іноді й без додаткових витрат взагалі), але дає обмежену картину. З одного боку, не всі співробітники готові чесно відповісти керівництву на питання, побоюючись звільнень або невдоволення. З іншого боку, неспеціалізовані співробітники компанії не завжди можуть врахувати всі ризики, особливо у світлі останніх змін законодавства у сфері трудових відносин.
  2. Зовнішній кадровий аудит — це комплекс заходів з оцінки кадрової політики компанії, проведений із залученням спеціалізованих зовнішніх аудиторів. Такий метод має свої переваги: ​​він дає найбільш об’єктивну картину реальності, дозволяє педантично вивчити кожен напрямок без відриву співробітників від виконання безпосередніх обов’язків і тверезо оцінити як ризики й можливі санкції, так і ефективність роботи кожного найманого працівника, залучення команд у рішення завдань різної складності, атмосферу в колективі.

Як провести кадровий аудит — своїми силами або із залученням незалежних експертів, — вирішують топ-менеджери або власники компанії. Це часто пов’язано з тим, якого виду перевірка потрібна на даному етапі:

  1. Повний кадровий аудит організації передбачає оцінку кадрового діловодства в усіх областях (оформлення трудових договорів, нарахування заробітної плати, порядок відпусток, преміювання, внутрішніх штрафів, регламентації робочого часу, відряджень, розподілу обов’язків і відповідальності).
  2. Вибірковий кадровий аудит організації спрямований на виконання конкретного завдання з області кадрового діловодства. Це найчастіше розробка трудових договорів, штатного розкладу й посадових обов’язків.

Якщо вибірковий кадровий аудит досить часто проводиться внутрішньо, силами самого підприємства, і має сенс, то в разі повної перевірки консультанти світового рівня і власники успішних компаній радять залучати фахівців. Такий підхід дозволить не просто поставити галочку, а отримати повну картину організаційної структури компанії, оцінку мотивації та ефективності персоналу й захиститися від будь-яких ризиків у разі перевірки органами. Вартість кадрового аудиту, який здійснюють експерти, буде вищою. Але це належить, ймовірніше, не до області витрат, а до області інвестицій, які неодмінно відображаються в капіталізації компанії й часто приносять у такий спосіб великі дивіденди. Якщо ви шукайте організацію, яка здатна надати дійсно якісні послуги такого плану за доступною ціною в Києві або Львові, звертайтеся до фахівців компанії АБ “Яновський і партнери” холдингу «Західна консалтингова група». Інвестуйте правильно!

Коли проводити кадровий аудит?

Це — питання, яке часто залишається поза увагою до того моменту, коли впроваджувати зміни доводиться в результаті перевірок і санкцій з боку контролюючих органів. Знання Кодексу законів про працю разом з усіма його змінами й доповненнями — обов’язкова вимога до керівництва організації. Водночас насправді керівникам просто не вистачає часу займатися такими питаннями. Найчастіше, поки компанія маленька, кадровий облік перебуває на більш-менш пристойному рівні. Але як тільки компанія входить у фазу стрімкого зростання й розширення, у галузі кадрової політики починає панувати хаос, плинність кадрів, дублювання посадових обов’язків або випадання деяких. Кадровий аудит організації варто проводити заплановано й регулярно кожен раз після масштабної зміни структури персоналу компанії. Якщо ж такої можливості немає, провести перевірку й оцінку трудового діловодства необхідно в обов’язковому порядку, якщо:

  • до керівництва організації прийшов новий директор або відбулася зміна власників;
  • планується звільнення або заміна співробітника, що відповідає за кадрове діловодство в компанії;
  • збігає термін обов’язкової планової перевірки;
  • відбулися зміни в трудовому законодавстві України, і з’явилися численні нововведення;
  • був звільнений співробітник компанії, який може звернутися до контролюючих органів із заявою про порушення трудового законодавства в конкретній компанії;
  • відбулася реструктуризація підприємства або зміна видів діяльності.

Правильно проведений кадровий аудит організації дозволить не тільки нівелювати ризики, пов’язані з порушенням трудового законодавства. Він також відкриває великі можливості для підвищення продуктивності праці, поліпшення клімату всередині компанії і формування сучасних цінностей бренду й компанії загалом.

(1 - 5.00 - 5)
Підписатися на новини

Підпишіться на щотижневий дайджест новин і будьте в курсі подій без зайвого спаму

X