контакты бухгалтерской компании “Збережені активи”
+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99 е-mail: za@zkg.ua
Содержание:
- Что такое кадровый аудит: задачи, этапы проведения и ожидаемый результат
- Виды и методы кадрового аудита организации
- Когда проводить кадровый аудит
Вопросы делопроизводства на фирмах с каждым годом становятся все более второстепенными с точки зрения менеджмента. Но не с точки зрения закона. В эру автоматизации процессов планирования и учета бумажная возня со штатным расписанием, должностными инструкциями и личными делами каждого сотрудника вызывает понятное желание оставить подобные задачи до лучших, менее загруженных времен. Правда же в том, что такие времена, как правило, не наступают, если компания растет, масштабируется и развивается. А это означает, что большинство преуспевающих фирм содержит кадровое делопроизводство не в самом лучшем порядке. Более того, в случае проверок контролирующими органами именно ошибки в ведении учета кадров представляют значительные риски для топ-менеджмента и собственников.
Решить вопрос поможет вовремя проведенный качественный кадровый аудит. Его задача – выявить слабые места в ведении кадрового учета, просчитать возможные риски и их последствия и найти оптимальные пути устранения таковых до того, как компания попадет под бдительное наблюдения со стороны соответствующих инстанций. Как провести кадровый аудит? На что рассчитывать с точки зрения временных и финансовых ресурсов, чтобы обезопасить себя и компанию от незапланированных санкций со стороны государства? В чем должна заключаться суть официальной кадровой политики и кадрового аудита организации? Давайте разбираться.
Что такое кадровый аудит: задачи, этапы проведения и ожидаемый результат
Кадровая политика – сфера развития компаний, которой обычно практически не уделяют внимания на первых порах. Пока директор, бухгалтерия и собственники организации фокусируются на том, как извлечь максимальную прибыль при минимальных затратах, вывести на рынок собственный бренд, воспитать свою целевую аудиторию и заполучить конкретную нишу на рынке, оформлению штатных сотрудников уделяется минимум внимания. В лучшем случае, дело ограничивается договорами о приеме на работу и заявлениями на отпуск. На практике же, встречаются и неофициальные трудовые отношения, то есть не оформленные документально, договорами, приказами, либо по инерции с прошлого, по незнанию. Тем не менее, существует целая область контроля кадрового делопроизводства, за нарушения которого предусматриваются штрафы – в некоторых случаях очень нешуточные. Проведение кадрового аудита поможет проанализировать:
- состояние кадрового учета компании;
- структуру штата организации;
- ее соответствие требуемым нормам, а также корректность оформления всех документов, регулирующих взаимоотношения работодателя и сотрудников.
Это сэкономит не только оборотные средства в случае неожиданной проверки, но и массу времени, энергии и здоровья директора компании. Проведение кадрового аудита чаще всего происходит в несколько отдельных этапов:
- Подготовка к проверке и оценке кадровой политики компании. На этом этапе определяется группа сотрудников или перечень привлеченных аудиторов для работы с сотрудниками и документами.
- Изучение и оценка пакета имеющихся документов из области кадрового делопроизводства фирмы. Здесь важно полностью изучить оформленные ранее договора, штатное расписание и прочие документы, если таковые имеются.
- Проверка списка имеющейся документации на соответствие полному перечню необходимой согласно законодательству Украины. На этой стадии важно понять, где имеются “пробелы” в правильном ведении кадрового делопроизводства.
- Анализ областей высокого риска для конкретной фирмы: то есть здесь изучается наличие в штате иностранцев и легитимность их оформления, наличия переработок и сверхурочных работ и аудит оплаты труда, условия сотрудничества во время испытательного срока, документальное закрепление материальной ответственности за отдельными работниками, присутствие в штате компании инвалидов и людей с ограниченной трудоспособностью и порядок трудовых взаимоотношений с ними.
- Разработка перечня рекомендаций по изменению кадровой политики в результате проведения кадрового аудита компании. На данном этапе создается развернутый список рекомендаций, касающихся немедленных и долгосрочных действий, призванных оптимизировать кадровое делопроизводство компании, привести его в соответствие к требованиям Закона и устранить риски привлечения к ответственности в результате плановых или незапланированных проверок органами контроля за исполнением трудового законодательства.
Эти этапы могут быть составляющими единого процесса проведения кадрового аудита. В таком случае проверка длится от двух до восьми недель – в зависимости от масштаба компании и задач кадрового аудита в конкретном случае. Иногда этапы проверки грамотности кадровой политики компании проводятся с разрывами между ними, если это сопряжено с особенностями функционирования фирмы и наличием ранее запланированных мероприятий (реструктуризации проектных команд, завершения сезона для выполнения отдельных работ и т.п.).
Виды и методы кадрового аудита организации
Кадровый аудит на фирме может проводиться двумя методами:
- Внутренний аудит кадров – обеспечивается собственными силами сотрудников компании. К его проведению, как правило, привлекают директора, ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника (обычно это бухгалтер или деловод), секретаря директора, юриста, психолога и штатного бизнес-тренера, если таковые имеются. Задача внутреннего аудита – выявить слабые места в ведении кадрового делопроизводства, изучить климат взаимоотношений внутри компании и порядок распределения обязанностей между сотрудниками. Он обходится дешевле (а иногда и без дополнительных затрат), но дает ограниченную картину. С одной стороны, не все сотрудники готовы честно ответить руководству на вопросы, боясь увольнений или недовольства. С другой стороны, неспециализированные сотрудники компании не всегда могут учесть все риски, особенно в свете свежих изменений законодательства в сфере трудовых взаимоотношений.
- Внешний кадровый аудит – это комплекс мероприятий по оценке кадровой политики компании, проведенный с привлечением специализированных внешних аудиторов. Такой метод имеет свои достоинства: он дает наиболее объективную картину реальности, позволяет щепетильно изучить каждое направление без отрыва сотрудников от исполнения непосредственных обязанностей и трезво оценить как риски и возможные санкции, так и эффективность работы каждого наемного сотрудника, вовлеченность команд в решение задач разной сложности, атмосферу в коллективе.
Как провести кадровый аудит – своими силами или с привлечением независимых экспертов, – решают топ-менеджеры или собственники компании. Это часто сопряжено с тем, какого вида проверка нужна на данном этапе:
- Полный кадровый аудит организации предусматривает оценку кадрового делопроизводства во всех областях (оформление трудовых договоров, начисление заработной платы, порядок отпусков, премирования, внутренних штрафов, регламентации рабочего времени, командировок, распределения обязанностей и ответственности).
- Избирательный кадровый аудит организации направлен на выполнение конкретной задачи из области кадрового делопроизводства. Это чаще всего разработка трудовых договоров, штатного расписания и должностных обязанностей.
Если избирательный кадровый аудит довольно часто проводится внутренне, силами самого предприятия, и имеет смысл, то в случае полной проверки консультанты мирового уровня и собственники успешных компаний советуют привлекать специалистов. Такой подход позволит не просто поставить галочку, а получить полную картину организационной структуры компании, оценку мотивации и эффективности персонала и защититься от всевозможных рисков в случае проверки органами. Стоимость кадрового аудита, осуществляемого экспертами, будет выше. Но это относится, скорее, не к области затрат, а к области инвестиций, которые непременно отображаются в капитализации компании и часто приносят таким образом большие дивиденды. Если вы ищите организацию, которая предоставит действительно качественные услуги подобного плана по доступной цене в Киеве или Львове, обращайтесь к специалистам компании АБ “Яновский и партнеры” холдинга “Западная консалтинговая группа”. Инвестируйте правильно!
Когда проводить кадровый аудит
Это – вопрос, который часто остается без внимания до того момента, когда внедрять изменения приходится в результате проверок и санкций со стороны контролирующих органов. Знание Трудового кодекса вместе со всеми его изменениями и дополнениями – обязательное требование к руководству организации. В то же время, на деле топам просто некогда заботиться такими вопросами. Зачастую, пока компания маленькая, кадровый учет находится на более или менее сносном уровне. Но как только компания входит в фазу стремительного роста и расширения, в отрасли кадровой политики воцаряется хаос, текучка кадров, дублирование должностных обязанностей или выпадение некоторых. Кадровый аудит организации стоит проводить запланировано и регулярно каждый раз после масштабного изменения структуры персонала компании. Если же таковой возможности нет, обязательно провести проверку и оценку трудового делопроизводства необходимо, если:
- к руководству организации пришел новый директор или произошла смена собственников;
- планируется увольнение или замена сотрудника, отвечающего за кадровое делопроизводство в компании;
- подходит срок обязательной плановой проверки;
- произошли изменения в трудовом законодательстве Украины, и появились многочисленные нововведения;
- был уволен сотрудник компании, который может обратиться в контролирующие органы с заявлением о нарушениях трудового законодательства в конкретной компании;
- произошла реструктуризация предприятия или смена видов деятельности.
Правильно проведенный кадровый аудит организации позволит не только нивелировать риски, связанные с нарушением трудового законодательства. Он также открывает большие возможности для повышения производительности труда, улучшения климата внутри компании и формированию современных ценностей бренда и компании в целом.
