Облік персоналу й кадрове діловодство

Напишіть кроли вам зручно отримати дзвінок
[contact-form-7 404 "Not Found"]
Заповніть опитувальник і отримайте безкоштовну консультацію і детальну письмову інформацію від нашого фахівця про умови надання послуг з бухгалтерського обліку

Кадрове діловодство — одна з найбільш трудозатратних статей внутрішнього обліку в компанії. Воно вимагає особливої відповідальності, скрупульозності, дисципліни та уваги. Далеко не кожному менеджеру, навіть із профільною освітою бухгалтера до снаги своєчасно та вірно вести всі напрями кадрового діловодства. Тому на середніх та великих підприємствах існують цілі відділи кадрів, які займаються цією роботою упродовж п’яти днів на тиждень із дев’ятої ранку до шостої вечора. У малому бізнесі питання обліку персоналу, як правило, делегується одному з бухгалтерів або помічників топ-менеджера (генерального чи виконавчого директора). Найчастіше в умовах швидкого розвитку підприємства та збільшення кількості працівників згодом кадрове діловодство та облік персоналу ведуть уже декілька осіб. Навіть за умови використання сучасних CRM-систем це досі залишається однією з найбільш непростих сфер діловодства в компанії.

Кадрове діловодство: напрями та вимоги

Кожному дорослому громадянину знайоме кадрове діловодство, якщо він мав принаймні одну роботу з офіційним працевлаштуванням. Йому обов’язково довелося стикатися з підписанням трудового договору або контракту про співпрацю, брати до уваги певні правила та розпорядки щодо роботи конкретного фахівця, відділу чи цілої організації. Такі документи та розклади є продуктом роботи відділу кадрів, а отже, безпосередньо стосуються кадрового діловодства. Втім, це лише невеличка частина верхівки айсберга. Загалом ведення кадрового діловодства на підприємстві здійснюється в багатьох різноманітних напрямах. До основних із таких можна зарахувати:

  1. Поточний облік працівників підприємства за фахом та посадами — починаючи від дати прийому на роботу та враховуючи просування по посадовій драбині;
  2. Звітування щодо зміни посад та рівня оплати праці щодо кожного представника штату компанії;
  3. Ведення номенклатурних справ, їхнє зберігання та архівація;
  4. Облік регулярної підготовки кадрів та проведення заходів щодо їхнього навчання, перепідготовки, тестування, які стосуються можливостей допущення до виконання певної роботи або зміни посади;
  5. Облік кадрового резерву;
  6. Підготовка наказів про приймання на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення;
  7. Розробка посадових інструкцій на кожну посаду та доведення їх до відповідних представників особового складу компанії;
  8. Розробка корпоративних документів щодо правил та вимог роботи в компанії, доведення до всіх представників штату наказів, що є обов’язковими для загального ознайомлення та виконання;
  9. Робота над налаштуванням зручного, оперативного та ефективного документообороту в межах кожного підрозділу підприємства та по всій компанії загалом;
  10. Розробка посадових інструкцій, розпорядків, правил для роботи окремих підрозділів та фахівців;
  11. Внесення всіх необхідних даних до автоматизованих баз (CRM, 1C та інше) для забезпечення швидкого доступу до інформації про кадри компанії під час підготовки звітів та пошуку особової інформації щодо кожного працівника особового складу на підприємстві.

В умовах сучасного розвитку бізнесу обсяг даних щодо кожного працівника, його кар’єрне зростання, зміни окладу, нарахування премій та штрафів, використання відпусток, понаднормової роботи тощо настільки великий, що ведення кадрового діловодства з нуля й кожного дня стає дедалі важчим. Певною мірою в цьому допомагають комп’ютеризовані програми. Втім, досі людський фактор відіграє найбільш значущу роль у кадровій політиці підприємства. Це непроста скрупульозна робота, до якої ставляться високі вимоги, адже інформація про кадри щомісячно, щоквартально й щорічно надходить до державних та місцевих установ у межах регулярного звітування й нарахування відрахувань у соціальні фонди, пенсійний фонд тощо. До головних завдань, або ж вимог, які ставляться до кадрового діловодства 2017 слід віднести наступні:

  • впровадження доступної та прозорої системи обліку персоналу в компанії;
  • розробка ефективних методів кадрового діловодства;
  • організація роботи департаментів компанії та розподіл обов’язків і відповідальності між ними (відповідно до специфіки діяльності підприємства та діючого трудового законодавства України);
  • робота над оптимізацією організаційної структури бізнесу;
  • забезпечення зручного документообороту між окремими працівниками, а також між функціональними підрозділами компанії;
  • формування методів аналізу ефективності роботи кожної штатної одиниці та аналіз якості праці всіх членів особового складу;
  • розробка рекомендацій щодо покращення ефективності роботи кожного працівника та окремих підрозділів підприємства;
  • впровадження корпоративної етики та культури, їхній розвиток та планування заходів, метою яких є такий розвиток;
  • забезпечення штатних одиниць необхідними умовами для виконання конкретних функцій — починаючи від обладнання робочого місця й забезпечення необхідною технікою й завершуючи направленнями на відвідування тренінгів, семінарів та майстер-класів.

Знову ж таки, це лише основна частина завдань, які повинна вирішувати кадрова політика підприємства. В окремих випадках цей список може доповнюватися специфічними вимогами, залежно від галузі, у якій працює компанія, методів поточного кадрового діловодства, діючих проектів в області підбору та розвитку персоналу тощо.

Кадровий облік як один з основних напрямів кадрового діловодства на підприємстві

Облік кадрів – це безперервна робота, що покликана зібрати та класифікувати дані про кожного співробітника, а також забезпечити їхнє зберігання, швидкий доступ до необхідної інформації та можливість її оперативного отримання з метою звітування до державних чи місцевих органів та установ. Для цього на підприємстві функціонує відділ кадрів, який займається формуванням та веденням особових карток кожного співробітника, а також веденням трудових книжок, формуванням та зберіганням трудових договорів, наказів, журналів обліку, наказів особового складу тощо. Кадровий облік — це ціла система заходів щодо систематизації відомостей на всіх без винятку підприємствах — незалежно від розміру, обсягу виторгу, форми власності, особливостей організаційної структури тощо. Його мета — охарактеризувати в найменших деталях кількісну та якісну структуру персоналу компанії. Мається на увазі, що облік персоналу повинен давати відповіді на наступні запитання:

  1. Скільки співробітників налічує підприємство з усіма його підрозділами та відгалуженнями?
  2. Хто вони за освітою? Який рівень освіти мають представники управлінського апарту? Чи є дипломи про профільну освіту у фахівців?
  3. Як відбувається поділ персоналу на підприємстві за категоріями та фахом?
  4. Який стаж роботи має кожен працівник? Чи багато в складі персоналу підприємства спеціалістів, що працюють декілька років, десятиліть та здобули професійний успіх і кар’єрне зростання в межах конкретної компанії?
  5. Як часто відбувається зміна працівників? Чи інтенсивна текучість кадрів на підприємстві? З яких причин відбувається заміна фахівця чи скорочення певної посади, а також як часто з’являються нові посади та наймаються кадри для їхнього заповнення?
  6. Який рівень оплати праці в компанії? Як розподіляється винагорода за виконання професійних обов’язків (фіксована частина заробітної плати — оклад, щомісячні бонуси, премії за результатами року чи закриття проекту тощо)?
  7. Який якісний склад персоналу компанії за віком, статтю, національністю і т. д.?
  8. Чи відбувається підвищення кваліфікації працівників?Як часто це стається? Які результати таких заходів?
  9. Який стан кадрового резерву підприємства? Чи відбуваються стажування та навчання його представників та як саме?
  10. Як часто та з яких причин працівники бувають відсутні на робочому місці та як це впливає на роботу компанії загалом?

Відповіді на ці запитання безпосередньо не впливають на основні показники діяльності підприємства. Такі, як об’єм виторгу, прибуток тощо. Втім, загальновідомим є факт, що ці значення цілком залежать від ефективності управління компанією та якістю оперативної роботи персоналу. Ось чому правильно організований кадровий облік гарантує не лише успіх кадрової політики підприємства, а й його розвиток та економічне зростання загалом. Виявити поточний стан кадрів або проаналізувати їхній розвиток для участі в конкретному проекті, прийняти рішення про доцільність скорочення чи збільшення кількості персоналу допомагає кадровий аудит. Кадрове діловодство дає змогу правильно розподілити функції та навантаження між підрозділами й конкретними фахівцями, розробити ефективну мотивацію та аналіз якості виконання обов’язків усіма членами особового складу компанії.

Звітування в державні органи та установи – невід’ємна частина кадрового діловодства

Підготовка та подання звітів до відповідних інстанцій про стан кадрів та їхню структуру. Так, щомісячне звітування передбачає підготовку таких звітів, як 1-ПВ, 5-ПН (про звільнення персоналу). Щокварталу передбачено звітування способом подання, окрім звіту 1-ПВ, звітів про заплановане та фактичне скорочення персоналу, а також про наявність відкритих вакансій. Річне звітування про стан та структуру кадрів на підприємстві полягає у формуванні, крім 1-ПВ, 4-ПН (план та факт) ще і звітів про умови праці та звіту про працевлаштування інвалідів. Це дає змогу співпрацювати з вільними трудовими ресурсами в загальнодержавному масштабі, а також брати участь у формуванні макростатистики у сфері працевлаштування та розподілу населення за фахом та рівнем доходів. Кадрове діловодство та звітування про нього — це опора вдалого функціонування бізнесу та передумова для покращення якісної структури кадрів.

(10 - 4.90 - 5)
Підписатись на наші новини


X