Księgowość kadrowa i zarządzanie dokumentacją kadrową

Kontakty firmy księgowej “Zaoszczędzone aktywa”

+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99 е-mail:  za@zkg.ua

Prowadzenie dokumentacji kadrowej jest jednym z najbardziej pracochłonnych elementów wewnętrznej księgowości w firmie. Wymaga szczególnej odpowiedzialności, skrupulatności, dyscypliny i uwagi. Nie każdy menedżer, nawet posiadający specjalistyczne wykształcenie księgowe, jest w stanie zarządzać wszystkimi obszarami dokumentacji kadrowej w sposób terminowy i dokładny. Dlatego średnie i duże przedsiębiorstwa mają całe działy HR, które zajmują się tą pracą przez pięć dni w tygodniu od dziewiątej rano do szóstej wieczorem. W małych firmach HR jest zwykle delegowany do jednego z księgowych lub asystentów kierownika najwyższego szczebla (CEO lub dyrektora wykonawczego). Często, w obliczu szybkiego rozwoju i wzrostu liczby pracowników, kilka osób jest odpowiedzialnych za dokumentację kadrową i rozliczanie personelu w czasie. Nawet przy zastosowaniu nowoczesnych systemów CRM, jest to nadal jeden z najtrudniejszych obszarów prowadzenia dokumentacji w firmie.

Zarządzanie dokumentacją kadrową: obszary i wymagania

Każdy dorosły obywatel jest zaznajomiony z zarządzaniem dokumentacją kadrową, jeśli miał przynajmniej jedną pracę z oficjalnym zatrudnieniem. Musiał podpisać umowę o pracę lub umowę o współpracy, a także wziąć pod uwagę pewne zasady i przepisy dotyczące pracy konkretnego specjalisty, działu lub całej organizacji. Takie dokumenty i harmonogramy są efektem pracy działu HR, a więc są bezpośrednio związane z zarządzaniem dokumentacją kadrową. Jest to jednak tylko niewielka część wierzchołka góry lodowej. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie dokumentacją HR w przedsiębiorstwie odbywa się w wielu różnych obszarach. Główne z nich obejmują:

1. Bieżące rozliczanie pracowników firmy według specjalności i stanowisk – począwszy od daty zatrudnienia i z uwzględnieniem awansów;
2. Raportowanie zmian stanowisk i poziomów wynagrodzeń dla każdego członka personelu firmy;
3. Prowadzenie kartotek nomenklaturowych, ich przechowywanie i archiwizacja;
4. Rozliczanie regularnych szkoleń personelu i prowadzenie działań w zakresie ich szkolenia, przekwalifikowania, testowania, które odnoszą się do możliwości dopuszczenia do wykonywania określonej pracy lub zmiany stanowiska;
5. Rozliczanie rezerwy kadrowej;
6. Przygotowywanie zamówień dotyczących zatrudniania, przenoszenia na inne stanowisko, zwalniania;
7. Opracowywanie opisów stanowisk dla każdego stanowiska i przekazywanie ich odpowiednim przedstawicielom personelu firmy;
8. Opracowywanie dokumentów korporacyjnych dotyczących zasad i wymogów pracy w firmie, przekazywanie poleceń wszystkim pracownikom, które są obowiązkowe do ogólnego zapoznania się i wdrożenia;
9. Praca nad ustanowieniem wygodnego, wydajnego i skutecznego przepływu dokumentów w każdym dziale firmy i w całej firmie;
10. Opracowywanie opisów stanowisk, procedur, zasad pracy poszczególnych działów i specjalistów;
11. Wprowadzanie wszystkich niezbędnych danych do zautomatyzowanych baz danych (CRM, 1C itp.) w celu zapewnienia szybkiego dostępu do informacji o personelu firmy podczas przygotowywania raportów i wyszukiwania danych osobowych o każdym pracowniku personelu firmy.

W dzisiejszym środowisku biznesowym ilość danych dotyczących każdego pracownika, rozwoju jego kariery, zmian wynagrodzenia, premii i kar, wykorzystania urlopów, nadgodzin itp. jest tak duża, że prowadzenie dokumentacji kadrowej od podstaw i każdego dnia staje się coraz trudniejsze. W pewnym stopniu pomagają w tym programy komputerowe. Jednak czynnik ludzki nadal odgrywa najważniejszą rolę w polityce kadrowej firmy. Jest to trudna i skrupulatna praca o wysokich wymaganiach, ponieważ informacje o personelu są przekazywane do instytucji państwowych i lokalnych w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych w ramach regularnej sprawozdawczości i obliczania składek na fundusze społeczne, fundusze emerytalne itp. Główne zadania lub wymagania dotyczące dokumentacji kadrowej w 2017 r. obejmują:

• wdrożenie dostępnego i przejrzystego systemu dokumentacji kadrowej w firmie;
• opracowanie skutecznych metod prowadzenia dokumentacji kadrowej
• organizacja pracy działów firmy oraz podział obowiązków i odpowiedzialności między nimi (zgodnie ze specyfiką działalności firmy i obowiązującymi przepisami prawa pracy Ukrainy);
• praca nad optymalizacją struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa;
• zapewnienie wygodnego przepływu dokumentów między poszczególnymi pracownikami i między jednostkami funkcjonalnymi firmy;
• opracowanie metod analizy wydajności każdej jednostki pracowniczej i analizy jakości pracy wszystkich członków personelu;
• opracowywanie zaleceń mających na celu poprawę wyników każdego pracownika i poszczególnych jednostek biznesowych;
• wdrażanie etyki i kultury korporacyjnej, ich rozwój i planowanie działań mających na celu taki rozwój;
• zapewnienie pracownikom warunków niezbędnych do wykonywania określonych funkcji, począwszy od wyposażenia miejsca pracy i zapewnienia niezbędnego sprzętu, a skończywszy na skierowaniach na szkolenia, seminaria i warsztaty.

Ponownie, jest to tylko główna część zadań, do których powinna odnosić się polityka kadrowa przedsiębiorstwa. W niektórych przypadkach lista ta może zostać uzupełniona o szczegółowe wymagania, w zależności od branży, w której działa firma, metod bieżącego prowadzenia dokumentacji kadrowej, realizowanych projektów w zakresie rekrutacji i rozwoju personelu itp.

Dokumentacja kadrowa jako jeden z głównych obszarów prowadzenia dokumentacji kadrowej w firmie

Dokumentacja kadrowa to ciągły proces mający na celu gromadzenie i klasyfikowanie danych o każdym pracowniku, a także zapewnienie ich przechowywania, szybkiego dostępu do niezbędnych informacji i możliwości ich szybkiego uzyskania w celu raportowania do organów i instytucji państwowych lub lokalnych. W tym celu firma posiada dział kadr, który tworzy i prowadzi karty osobowe każdego pracownika, a także prowadzi ewidencję zatrudnienia, tworzy i przechowuje umowy o pracę, zlecenia, dzienniki, rozkazy personalne itp. Księgowość kadrowa to cały system działań mających na celu usystematyzowanie informacji we wszystkich przedsiębiorstwach bez wyjątku – niezależnie od wielkości, przychodów, formy własności, struktury organizacyjnej itp. Jej celem jest opisanie ilościowej i jakościowej struktury personelu firmy w najdrobniejszych szczegółach. Oznacza to, że księgowość kadrowa powinna dostarczać odpowiedzi na następujące pytania:

1. Ilu pracowników zatrudnia firma wraz ze wszystkimi działami i oddziałami?
2. Kim są według wykształcenia? Jaki poziom wykształcenia mają członkowie zespołu zarządzającego? Czy specjaliści posiadają dyplomy specjalistycznego wykształcenia?
3. W jaki sposób pracownicy firmy są podzieleni na kategorie i specjalności?
4. Jak długo każdy pracownik pracuje dla firmy? Czy jest wielu specjalistów, którzy pracują od kilku lat lub dziesięcioleci i osiągnęli sukces zawodowy i rozwój kariery w danej firmie?
5. Jak często zmieniają się pracownicy? Czy w firmie występuje intensywna rotacja pracowników? Jakie są powody zastąpienia specjalisty lub zredukowania określonego stanowiska i jak często tworzone są nowe stanowiska i zatrudniani są na nie pracownicy?
6. Jaki jest poziom wynagrodzeń w firmie? Jak rozkłada się wynagrodzenie za wykonywanie obowiązków zawodowych (stała część wynagrodzenia – pensja, premie miesięczne, premie uzależnione od wyników roku lub zamknięcia projektu itp.)
7. Jaka jest jakość personelu firmy pod względem wieku, płci, narodowości itp.
8. Czy pracownicy mają możliwość rozwoju zawodowego i jak często się to odbywa? Jakie są wyniki takich działań?
9. Jaki jest stan puli talentów firmy? Czy i w jaki sposób organizowane są staże i szkolenia dla jej przedstawicieli?
10. Jak często i z jakich powodów pracownicy są nieobecni w miejscu pracy i jak wpływa to na ogólne wyniki firmy?

Odpowiedzi na te pytania nie mają bezpośredniego wpływu na kluczowe wskaźniki wydajności firmy. Takich jak przychody, zyski itp. Wiadomo jednak, że wartości te są całkowicie zależne od efektywności zarządzania firmą i jakości pracy operacyjnej personelu. Dlatego prawidłowo zorganizowana księgowość HR gwarantuje nie tylko sukces polityki personalnej firmy, ale także jej rozwój i wzrost gospodarczy w ogóle. Audyt HR pomaga zidentyfikować aktualny stan personelu lub przeanalizować jego rozwój pod kątem udziału w konkretnym projekcie, a także zdecydować, czy wskazane jest zmniejszenie lub zwiększenie liczby pracowników. Zarządzanie dokumentacją HR pozwala odpowiednio rozdzielić funkcje i obciążenie pracą między działy i konkretnych specjalistów, opracować skuteczną motywację i przeanalizować jakość pracy wszystkich członków personelu firmy.

Raportowanie do agencji rządowych i instytucji jest integralną częścią zarządzania dokumentacją HR

Przygotowywanie i składanie raportów do odpowiednich organów na temat statusu personelu i jego struktury. Na przykład, miesięczna sprawozdawczość obejmuje przygotowanie takich raportów jak 1-PV, 5-PN (o zwolnieniach pracowników). Sprawozdawczość kwartalna obejmuje składanie, oprócz raportu 1-PV, raportów dotyczących planowanych i faktycznych redukcji zatrudnienia, a także dostępności wakatów. Roczna sprawozdawczość na temat stanu i struktury personelu w przedsiębiorstwie obejmuje przygotowanie raportów na temat warunków pracy oraz raportu na temat zatrudnienia osób niepełnosprawnych, oprócz 1-PV i 4-PN (plan i stan faktyczny). Umożliwia to współpracę z wolnymi zasobami pracy w skali kraju, a także udział w opracowywaniu statystyk makro dotyczących zatrudnienia i podziału ludności według zawodów i poziomu dochodów. Prowadzenie dokumentacji kadrowej i raportowanie jest podstawą udanego biznesu i warunkiem wstępnym poprawy jakości siły roboczej.

()