Електронні документи: все про електронний документообіг в Україні від «А» до «Я»

Сьогодні популярність електронного документообігу – сукупності процесів створення, обробки, погодження, надсилання, отримання та зберігання електронних документів, що здійснюється у цифровому форматі, зростає з кожним днем, стаючи must have не лише для бізнесу, але й для держави загалом, яка взяла курс на всеосяжну діджиталізацію. І це цілком закономірний процес. Адже ведення документів в електронному вигляді на підприємстві має явні переваги перед паперовим форматом, зокрема це – оперативність обміну ними. З огляду на все вищевикладене, не зайвим буде всім причетним заздалегідь розібратися в особливостях організації та впровадження електронного документообігу в Україні.

Електронний документообіг в Україні регламентується наступними законами:

• «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• «Про електронні довірчі послуги».

Відповідно до цих законодавчих актів електронні документи мають аналогічну юридичну силу, що й паперові. Тобто, якщо в компанії спочатку розробити документ на папері, а пізніше – кілька його електронних копій, тотожних за змістом та реквізитами, то кожний з цих екземплярів вважатиметься оригіналом. Інакше кажучи, у разі судових слухань, податкових перевірок або будь-яких інших подібних операцій на тому чи іншому підприємстві з електронним документообігом, його керівництву достатньо буде надати за місцем вимоги документацію в цифровому вигляді. Втім, без сумніву, це стає можливим лише за умови, якщо вона містить усі обов’язкові реквізити. Зокрема такі:

• назву документа;
• позначку часу, яка реєструє дату та час його створення;
• найменування компанії, що його склала;
• особистий цифровий підпис або будь-які інші відомості, що дозволяють ідентифікувати автора документа;
• інші реквізити, необхідні для певного типу документу.

Отже, як бачимо, не існує жодних перешкод для впровадження на будь-якому підприємстві України електронного документообігу. Звичайно, якщо слідувати букві закону.

Складний процес зберігання, пошуку та передачі контрагентам паперових документів, внаслідок чого знижуються темпи роботи, що своєю чергою призводить до втрати доходів підприємства, – ведення документів на папері вже давно визнано неефективним процесом. І, навпаки, електронний документообіг суттєво прискорює всі операції, пов’язані з різноманітною документацією. Саме тому, щоб полегшити виконання численних завдань, підвищити контрольованість і продуктивність на будь-якому з українських підприємств, доцільно вдатися до впровадження на ньому системи електронного документообігу – автоматизованого програмного забезпечення, що має на меті, разом з дотриманням принципів діловодства, суттєве скорочення часових витрат на вирішення тих чи інших завдань, що стосуються документообігу на підприємстві.

Сучасні електронні системи документообігу дозволяють:

• зберігати документи;
• відстежувати їхню історію;
• забезпечувати їхній оперативний рух з однієї організації в іншу;
• контролювати виконання тих бізнес-процесів, до яких вони мають відношення.

Вони складаються з наступних частин:

• системи масового введення паперових документів. Вона призначена для швидкого внесення великої кількості архівної документації та перетворення її в електронний формат, що реалізується через сканування документа, створеного на папері, чищення його зображення, підготовки до розпізнавання та безпосереднє його розпізнавання. Після цього кожний документ потрапляє до другої частини електронної системи документообігу, де і відбувається його індексація;
• системи управління документами. Її завдання полягають у забезпеченні інтеграції з додатками, зберіганні інформації на різних носіях (стримерах, дисках тощо), а також у швидкому пошуку й доступі до всіляких пристроїв зберігання цієї самої інформації;
• системи автоматизації ділових процесів. Вона потрібна для безперебійної діяльності кожного працівника того чи іншого підприємства, що має справу з електронним документообігом.

Контрольованість робочого процесу, дисциплінованість співробітників, конфіденційність, конкурентоспроможність, а також зниження витрат часу – всього цього вдасться досягти за умови впровадження на підприємстві вдалої системи електронного документообігу. А яку з них краще обрати, вирішувати вам, спираючись на потреби власного бізнесу.

Серед численних переваг електронного документообігу над паперовим, особливо виділити варто наступні:

• можливість включення в документ, крім текстових відомостей, ще й мультимедійних даних;
• оперативність розповсюдження інформації одночасно за значною кількістю адрес;
• відсутність необхідності обладнання великого архіву;
• можливість застосування завчасно заготованих форм;
• суттєву економію коштів підприємства на закупівлях паперу та копіювально-розмножувальної техніки й витратних матеріалів для неї, а також на послугах кур’єрських служб;
• високу швидкість пошуку й передачі будь-яких робочих відомостей;
• можливість захисту електронних документів від несанкціонованого доступу до них сторонніх осіб;
• здатність відстежування руху документації як в межах будь-якої компанії, так і поза нею.

Отже, ідея впровадження електронного документообігу на підприємстві є гарним підґрунтям для оптимізації його діяльності.

Переходу з паперового на електронний документообіг в компанії передує вольове рішення його керівництва. За умови, якщо воно було прийняте, то цей процес передбачає наступний алгоритм дій:

• перший крок – дослідження ринку програмних продуктів для впровадження електронного документообігу на підприємстві. Серед найпопулярніших рішень сьогодні – ті, котрі враховують масштаб підприємства, його спеціалізацію, а також інші особливості бізнесу замовника. Визначившись з потребами та обравши оптимальну систему електронного документообігу для власної компанії, доречно перейти безпосередньо до етапу його впровадження;
• черговий крок – повідомлення працівників про перехід підприємства на електронний документообіг. За необхідності варто провести навчання окремих його співробітників. Насамперед бухгалтерів, які працюють з первинною документацією, офіс-менеджерів, яким зазвичай доводиться займатися відправленням документів, а також спеціалістів з продажів, логістів та решти тих, хто безпосередньо працює з клієнтами;
• подальший етап – внесення в облікову політику підприємства робіт з електронними документами. Даний крок передбачає оновлення регламенту роботу компанії, її внутрішніх процедур та повідомлення персоналу про такі зміни;
• наступна сходинка – отримання відповідальною особою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Зазвичай такими працівниками є фінансовий директор, головний бухгалтер тощо;
• завершальний крок – повідомлення контролюючих органів та контрагентів щодо зміни формату роботу – перехід підприємства на електронний документообіг. 

І насамкінець пам’ятайте: якщо правильно організувати процес переходу компанії з традиційного на електронний документообіг, то можна звести до мінімуму стрес працівників від нововведень. А допоможуть вам в цьому кваліфіковані спеціалісти з компанії «Західна консалтингова група». Знаючи усі завдання, що доводиться вирішувати на кожному з етапів впровадження електронних систем, ми надамо вам фахову допомогу з автоматизації документообігу на підприємстві, у такий спосіб повністю перелаштовуючи його внутрішню роботу та викорінюючи з нього надлишкові процеси.

Незалежно від того, у якій формі створені документи – в паперовій або в електронній, – в діловодстві існує певний порядок роботи з ними та їхня підготовки до передачі на архівне зберігання. Він регламентується Наказом Мін’юсту №1886 від 11.11.2014 року. Цим документом встановлені загальні вимоги до:

• впровадження електронного документообігу в Україні із використанням ЕЦП (КЕП);
• організації роботи з е-документами в державних органах та органах місцевого самоврядування;
• запуску електронного документообігу на підприємствах, в організаціях та в установах різних форм власності.

Згідно з цим Наказом електронні документи мають зберігатися на спеціальних електронних носіях у такому форматі, який дозволяє у будь-який момент перевірити їхню цілісність. При чому термін їхнього зберігання повинен повністю збігатися зі строком, встановленим чинним законодавством для аналогічних документів, розроблених на папері. Якщо ж є ймовірність того, що е-документи можуть бути пошкоджені в процесі їхнього тривалого зберігання на флешпам’яті, жорсткому диску, магнітній стрічці тощо, керівництво підприємства мусить продублювати їх на кількох електронних носіях або створити паперову копію.

Варто відзначити, що сучасний вітчизняний ринок пропонує велику кількість програм електронного документообігу – як стандартних, так і персональних рішень, що враховують індивідуальні особливості бізнесу замовника. Втім, обираючи той чи інший програмний продукт для власного підприємства, необхідно пам’ятати: важливою умовою на стадії його впровадження є можливість його інтеграції з рештою програм, які використовуються вашою компанією, контрагентами та державними органами. Сьогодні одним з найвдаліших рішень програмістів є M.E.Doc. Встановивши на сервер або на робочий ПК дане програмне забезпечення, ви зможете не лише своєчасно подавати звітність до контролюючих органів, не виходячи з офісу, але й в електронному форматі обмінюватися всіма первинними документами та договорами з контрагентами.

Все ще залишилися питання щодо організації та впровадження електронного документообігу на власному підприємстві? Якщо так, то неодмінно зверніться до справжніх знавців своєї справи з компанії «ЗКГ», які напевно знають, що цифровізація – це ключ до зменшення навантаження на працівників та до скорочення витрат підприємства, і як наслідок – гарантія зростання його ефективності. 

(7 - 5.00 - 5)