fbpx

Электронные документы: все об электронном документообороте в Украине от «А» до «Я»

Сегодня популярность электронного документооборота – совокупности процессов создания, обработки, согласования, передачи и хранения электронных документов, осуществляющегося в цифровом формате, растет с каждым днем, становясь must have не только для бизнеса, но и для государства в целом, которое взяло курс на всеобъемлющую диджитализацию. И это вполне закономерный процесс. Ведь ведение документов в электронном виде на предприятии имеет явные преимущества перед бумажным форматом, в частности это – оперативность обмена ими. Учитывая все вышеизложенное, не лишним будет всем причастным заранее разобраться в особенностях организации и внедрения электронного документооборота в Украине.

Электронный документооборот: его законодательное регулирование в нашей стране

Электронный документооборот в Украине регламентируется следующими законами:

  • «Об электронных документах и ​​электронном документообороте»;
  •  «Об электронных доверительных услугах».

Согласно этим законодательным актам электронные документы имеют аналогичную юридическую силу, что и бумажные. То есть если в компании сначала разработать документ на бумаге, а позже – несколько его электронных копий, тождественных по содержанию и реквизитам, то каждый из этих экземпляров будет считаться оригиналом. Иначе говоря, в случае судебных слушаний, налоговых проверок или любых других подобных операций на том или ином предприятии с электронным документооборотом, его руководству достаточно будет предоставить по месту требования документацию в цифровом виде. Впрочем, без сомнения, это становится возможным только при условии, если она содержит все обязательные реквизиты. В частности такие:

  • название документа;
  • отметку времени, которая регистрирует дату и время его создания;
  • наименование компании, которая его составила;
  • личная цифровая подпись или любые другие сведения, позволяющие идентифицировать автора документа;
  • другие реквизиты, необходимые для определенного типа документа.

Итак, как видим, не существует никаких препятствий для внедрения на любом предприятии Украины электронного документооборота. Конечно, если следовать букве закона.

Система электронного документооборота как основной инструмент оптимизации предприятия

Сложный процесс хранения, поиска и передачи контрагентам бумажных документов, в результате чего снижаются темпы работы, в свою очередь приводит к потере доходов предприятия, – ведение документов на бумаге уже давно признано неэффективным процессом. И, наоборот, электронный документооборот существенно ускоряет все операции, связанные с различной документацией. Именно поэтому, чтобы облегчить выполнение многочисленных задач, повысить контролируемость и производительность на любом из украинских предприятий, целесообразно прибегнуть к внедрению на нем системы электронного документооборота – автоматизированного программного обеспечения, которое преследует цель, вместе с соблюдением принципов делопроизводства, существенное сокращение временных затрат на решение тех или иных задач, касающихся документооборота на предприятии.

Современные электронные системы документооборота позволяют:

  • хранить документы;
  • отслеживать их историю;
  • обеспечивать их оперативное движение из одной организации в другую;
  • контролировать выполнение тех бизнес-процессов, к которым они имеют отношение.

Они состоят из следующих частей:

  • системы массового ввода бумажных документов. Она предназначена для быстрого внесения большого количества архивной документации и преобразования ее в электронный формат, что реализуется через сканирование документа, созданного на бумаге, чистку его изображения, подготовку к распознаванию и непосредственное его распознавание. После этого каждый документ попадает во вторую часть электронной системы документооборота, где и происходит его индексация;
  • системы управления документами. Ее задачи заключаются в обеспечении интеграции с приложениями, хранении информации на различных носителях (стримерах, дисках и т.д.), а также в быстром поиске и доступе к всевозможным устройствам хранения этой самой информации;
  • системы автоматизации деловых процессов. Она нужна для бесперебойной деятельности каждого работника того или иного предприятия, имеющего дело с электронным документооборотом.

Контролируемость рабочего процесса, дисциплинированность сотрудников, конфиденциальность, конкурентоспособность, а также снижение временных затрат времени – всего этого удастся достичь при условии внедрения на предприятии удачной системы электронного документооборота. А какую из них лучше выбрать, решать вам, опираясь на потребности собственного бизнеса.

Внедрение электронного документооборота на предприятии: его неоспоримые преимущества

Среди многочисленных преимуществ электронного документооборота над бумажным, особенно выделить стоит следующие:

  • возможность включения в документ, кроме текстовых сведений, еще и мультимедийных данных;
  • оперативность распространения информации одновременно по большим количествам адресов;
  • отсутствие необходимости оборудования большого архива;
  • возможность применения заранее заготовленных форм;
  • существенную экономию средств предприятия на закупках бумаги и копировально-множительной техники и расходных материалов для нее, а также на услугах курьерских служб;
  • высокую скорость поиска и передачи любых рабочих сведений;
  • возможность защиты электронных документов от несанкционированного доступа к ним посторонних лиц;
  • способность отслеживания движения документации как в пределах любой компании, так и вне ее.

Итак, идея внедрения электронного документооборота на предприятии является хорошим основанием для оптимизации его деятельности.

Электронный документооборот на предприятии: особенности его организации и внедрения

Переходу с бумажного на электронный документооборот в компании предшествует волевое решение его руководства. При условии, что оно было принято, то этот процесс предполагает следующий алгоритм действий:

  • первый шаг – исследование рынка программных продуктов для внедрения электронного документооборота на предприятии. Среди самых популярных решений сегодня – те, что учитывают масштаб предприятия, его специализацию, а также другие особенности бизнеса заказчика. Определившись с потребностями и выбрав оптимальную систему электронного документооборота для собственной компании, уместно перейти непосредственно к этапу его внедрения; 
  • очередной шаг – уведомление работников о переходе на электронный документооборот. При необходимости следует провести обучение отдельных его сотрудников. Прежде всего, бухгалтеров, работающих с первичной документацией, офис-менеджеров, которым обычно приходится заниматься отправкой документов, а также специалистов по продажам, логистов и остальных, кто непосредственно работает с клиентами;
  • последующий этап – внесение в учетную политику предприятия работы с электронными документами. Данный шаг предусматривает обновление регламента работы компании, ее внутренних процедур и сообщения персонала о таких изменениях;
  • следующая ступень – получение ответственным лицом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Обычно такими работниками является финансовый директор, главный бухгалтер и т.д.;
  • завершающий шаг – сообщение контролирующих органов и контрагентов по поводу изменения формата работы – переход предприятия на электронный документооборот.

И напоследок помните: если правильно организовать процесс перехода компании из традиционного на электронный документооборот, можно свести к минимуму стресс работников от нововведений. А помогут вам в этом квалифицированные специалисты из компании «Западная консалтинговая группа». Зная обо всех задачах, которые приходится решать на каждом этапе внедрения электронных систем, мы предоставим вам профессиональную помощь по автоматизации документооборота на предприятии, таким образом полностью перестраивая его внутреннюю работу и искореняя из него избыточные процессы.

Электронные документы: порядок их хранения

Независимо от того, в какой форме были созданы документы – в бумажной или в электронной – в делопроизводстве существует определенный порядок работы с ними и их подготовки к передаче на архивное хранение. Он регламентируется Приказом Минюста №1886 от 11.11.2014 года. Этим документом установлены общие требования к:

  • внедрению электронного документооборота в Украине с использованием ЭЦП (КЭП)
  • организации работы с электронными документами в государственных органах и органах местного самоуправления;
  • запуску электронного документооборота на предприятиях, в организациях и учреждениях различных форм собственности.

Согласно этому Приказу электронные документы должны храниться на специальных электронных носителях в таком формате, который позволяет в любой момент проверить их целостность. Причем срок их хранения должен полностью совпадать со сроком, установленным действующим законодательством для аналогичных документов, разработанных на бумаге. Если же есть вероятность того, что электронные документы могут быть повреждены в процессе их длительного хранения на флэш-памяти, жестком диске, магнитной ленте и т.д., руководство предприятия должно продублировать их на нескольких электронных носителях или создать бумажную копию.

Переход на электронный документооборот: популярные программы

Стоит отметить, что современный отечественный рынок предлагает большое количество программ электронного документооборота – как стандартных, так и персональных решений, учитывающих индивидуальные особенности бизнеса заказчика. Впрочем, выбирая тот или иной программный продукт для собственного предприятия, необходимо помнить: важным условием на стадии его внедрения является возможность его интеграции с остальными программами, используемыми вашей компанией, контрагентами и государственными органами. Сегодня одним из самых удачных решений программистов является M.E.Doc. Установив на сервер или на рабочий ПК данное программное обеспечение, вы сможете не только своевременно подавать отчетность в контролирующие органы, не выходя из офиса, но и в электронном формате обмениваться всеми первичными документами и договорами с контрагентами.

Все еще остались вопросы по организации и внедрению электронного документооборота на собственном предприятии? Если да, то непременно обратитесь к настоящим знатокам своего дела из компании «ЗКГ», которые наверняка знают, что цифровизация – это ключ к уменьшению нагрузки на работников и к сокращению расходов предприятия, и как следствие – гарантия роста его эффективности.

()
Подписаться на новости

Подписаться на еженедельная дайджест новостей и быть в курсе событий

Я принимаю условия об обработке и защите перосональних данных и даю согласие на их обработку.
X