Korzyści i zalety outsourcingu księgowości

Kontakty firmy księgowej “Zaoszczędzone aktywa”

+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99 е-mail:  za@zkg.ua

Prowadzenie bieżącej księgowości w przedsiębiorstwie jest obowiązkową funkcją każdej firmy, podobnie jak terminowe i kompletne raportowanie wyników działalności biznesowej. Dlatego znalezienie wysoko wykwalifikowanego, doświadczonego głównego księgowego jest jednym z pierwszych i najważniejszych zadań dla każdego menedżera. Jednak nie zawsze łatwo jest znaleźć księgowego, który zapewni wysokiej jakości usługi na odpowiednich warunkach. Rzeczywiście, profesjonalni księgowi często domagają się wysokich wynagrodzeń, dodatkowych premii, osobnego biura i innych preferencji – nie wspominając już o zatrudnieniu jednego lub kilku asystentów, w zależności od zakresu prac i specyfiki działalności firmy. To wszystko z kolei wiąże się niekiedy z absolutnie wygórowanymi kosztami, które w większości przypadków nie są produktywne, a tym samym nieuzasadnione ekonomicznie. Z kolei zatrudnienie niezbyt profesjonalnego i ambitnego głównego księgowego często przeradza się w prawdziwy ból głowy dla prezesa i założycieli spółki. Błędy popełniane w sprawozdawczości są podstawą nie tylko do kar i grzywien, ale także do odpowiedzialności administracyjnej, a w niektórych przypadkach także karnej. Jak uniknąć ryzyka w obu sytuacjach? Czy istnieje kompromis i jak szybko znaleźć idealnego specjalistę do prowadzenia księgowości i sprawozdawczości przez cały cykl życia firmy? Istnieje odpowiedź na najbardziej nurtujące pytania – jest nią outsourcing księgowości.

Księgowy freelancer: outsourcing księgowości i sprawozdawczości w przedsiębiorstwie i jego zalety

Na początek warto dowiedzieć się, czym jest outsourcing i jak można go zastosować w księgowości w firmach na Ukrainie i na całym świecie. Samo pojęcie outsourcingu pochodzi od angielskiego słowa outsourcing (out – na zewnątrz, poza; source – źródło). Zasadniczo outsourcing polega na przekazywaniu określonych funkcji podmiotu stronom trzecim i organizacjom. Tak więc outsourcing księgowości polega na prowadzeniu dokumentacji księgowej spółki przez wyspecjalizowane firmy i organizacje bez zatrudniania księgowych. Zgodnie z ukraińskim prawem, podmioty gospodarcze nie mają obowiązku zatrudniania głównego księgowego. Dyrektor lub upoważniona osoba (posiadająca należycie wykonane pełnomocnictwo od dyrektora) może sporządzać raporty dotyczące wyników spółki. Jest całkiem zrozumiałe, że często dyrektor firmy nie ma czasu na bieżące zarządzanie jej działalnością, opracowywanie strategii promowania marki i określonych towarów (usług) na rynku. A raportowanie na koniec okresów sprawozdawczych, przygotowywanie, przeglądanie i przekazywanie danych zazwyczaj wymaga całkowitego odizolowania od wszelkich innych zadań. Dlatego współcześni dyrektorzy, którzy koncentrują się na wydajności i ekonomicznej opłacalności każdego procesu biznesowego, wybierają outsourcing księgowości. Z jego pomocą najwyższe kierownictwo firmy może zajmować się swoimi bezpośrednimi obowiązkami, że tak powiem, “w pracy”.

Jedną z głównych korzyści, jakie otrzymują wszyscy klienci firmy księgowej “Zaoszczędzone aktywa” w zakresie outsourcingu księgowości, jest umowa ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej z każdą firmą klienta na kwotę 5 mln UAH. Dokument ten działa jako rodzaj polisy ubezpieczeniowej dla firmy i chroni ją przed konsekwencjami wszelkich niezamierzonych błędów lub tak zwanego “czynnika ludzkiego”, które mogą zostać popełnione w bieżącym procesie księgowym – od najmniejszych do najbardziej znaczących. Umowa ubezpieczenia nie tylko potwierdza gotowość Spółki Księgowej “Zachowane Aktywa” do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za pracę każdego specjalisty księgowego świadczącego usługi outsourcingowe, ale także podkreśla zaufanie do wysokiego profesjonalizmu, odpowiedzialności biznesowej i poziomu zawodowego specjalistów.

Najbardziej oczywistymi zaletami outsourcingu księgowości są:

• Możliwość zaangażowania wiodących specjalistów, którzy przeszli rygorystyczny proces selekcji i wielokrotnie udowodnili swój profesjonalizm do obsługi księgowości firmy;
• Dostęp do księgowego w celu wyjaśnienia wszelkich kwestii i uzyskania konsultacji przez sześć dni w tygodniu, z wyjątkiem niedzieli (a nie soboty i niedzieli, jak ma to miejsce w przypadku księgowego zatrudnionego przez firmę);
• Dzień pracy outsourcingowej firmy księgowej “Zaoszczędzone aktywa” w zakresie księgowości, audytu, podatków i działalności finansowej przedsiębiorstw wynosi 12 godzin, a nie 8, jak przewiduje ustawodawstwo Ukrainy dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;
• Wymienność zewnętrznych księgowych – pozwala to na szybką i bezbolesną zmianę księgowego w razie potrzeby, a także zapewnia, że w przypadku choroby, urlopu, nieobecności w miejscu pracy z innych powodów, jeden zewnętrzny księgowy zostanie tymczasowo zastąpiony przez innego. Takie podejście chroni właścicieli firm klientów firmy księgowej “Zachowane aktywa” przed trudnościami i nagromadzeniem ostrych i pilnych kwestii pod nieobecność głównego księgowego, podczas gdy choroba i urlop są obowiązkowymi etapami w pracy nawet najbardziej doświadczonych i odpowiedzialnych pracowników;
• Przyzwoita reputacja specjalistów, ich doświadczenie, regularna komunikacja z wiodącymi księgowymi we Lwowie i na Ukrainie, a także z przedstawicielami organów podatkowych i regulacyjnych regionu;
• Możliwość wyboru specjalisty w wybranej branży, sektorze handlowym lub usługowym, posiadającego znaczną wiedzę praktyczną i umiejętności w zakresie outsourcingu księgowości o określonej specyfice. Pozwala to klientowi uniknąć zatrudniania specjalisty, którego poziom wiedzy i doświadczenia jest znacznie wyższy (a zatem wymaga wyższego wynagrodzenia lub dodatkowych preferencji na koszt pracodawcy) lub znacznie niższy (co stanowi ryzyko popełnienia błędów i jest warunkiem wysłania ich na zaawansowane szkolenia, warsztaty i otrzymywanie płatnych konsultacji w wielu kwestiach);
• Oszczędność wysiłku i czasu menedżerów najwyższego szczebla (dyrektora, szefa HR itp.) potrzebnego na znalezienie idealnego głównego księgowego dla konkretnej firmy – w przypadku outsourcingu księgowości w niektórych przypadkach początkowo współpracę z firmą może rozpocząć cały zespół profesjonalnych księgowych, z którego następnie dla ułatwienia komunikacji wybierany jest jeden lider.

Zalety te są bardzo istotne, ale nie zawsze muszą być decydujące, choć mają znaczący wpływ na wartość i rzetelność usługi. I choć z czasem niemal wszyscy właściciele i dyrektorzy firm zaczynają wyraźnie rozumieć wymienione tu korzyści, to w większości przypadków pozytywna decyzja o rozpoczęciu korzystania z outsourcingu księgowości wynika głównie z korzyści finansowych płynących z tego typu współpracy.

Korzyści finansowe dla firmy z outsourcingu księgowości

Większość właścicieli firm uważa, że każdy projekt jest korzystny tylko wtedy, gdy przynosi pieniądze lub pomaga zaoszczędzić koszty firmy. Takie podejście jest uzasadnione w przypadku absolutnie wszystkich obszarów działalności na Ukrainie. W jaki więc sposób outsourcing księgowości pomaga zwiększyć zyski firmy? Przede wszystkim poprzez oszczędność kosztów. Oto najbardziej oczywiste korzyści outsourcingu księgowości dla firm:

1. Oszczędności na liście płac.

Zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego głównego księgowego dla małego lub nawet średniego przedsiębiorstwa (mikroprzedsiębiorstw nie wliczamy) jest bardzo kosztowne. Począwszy od samej pensji (z reguły jest to 300 000-6 000 000 UAH rocznie dla przyzwoitego specjalisty), a skończywszy na dodatkowych preferencjach w postaci:

• oddzielnego biura i wyposażenia wygodnego i ergonomicznego miejsca pracy (od 20 000 do 100 000 UAH rocznie)
• samochód służbowy i zwrot kosztów paliwa (od 100 000 do 350 000 UAH rocznie);

2. Oszczędności na bieżących wydatkach spółki

związanych z organizacją pracy księgowego, a mianowicie na opłaceniu:

• urządzeń serwisowych do komunikacji mobilnej i pracy (telefony, laptopy, powiązane urządzenia) – od 5 000 UAH do 50 000 UAH rocznie)
• oprogramowanie i regularne odnawianie licencji – od 2.000 do 5.000 UAH rocznie;
• utrzymanie sprzętu i miejsca pracy (usługi administratora systemu, sprzątanie, koszty energii i ogrzewania itp.) – od 20 000 do 50 000 UAH rocznie;
• Zapewnienie bieżących czasopism zawodowych, a także środków niezbędnych do pracy i odzyskiwania energii (artykuły papiernicze, serwetki, mydło, woda pitna, kawa i herbata itp.) – od 4 000 do 20 000 UAH rocznie.
• Oszczędności na wynagrodzeniu za nadgodziny dla głównego księgowego zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Oszczędność pieniędzy, które można wydać na zaawansowane szkolenie księgowego, opłacenie usług doradztwa księgowego, jeśli wymaga tego sytuacja.

Koszt takich usług czasami sięga dziesiątek tysięcy hrywien miesięcznie. Aby się o tym przekonać, wystarczy przejrzeć oferty w Internecie, wyszukując “usługi księgowe cena Lwów” itp.

3. Oszczędność pieniędzy na powiększeniu personelu księgowych

w trakcie rozwoju gospodarczego firmy (co pociąga za sobą również odpowiednie koszty organizacji miejsca pracy dla działu księgowości).

4. Oszczędności na grzywnach i karach

w przypadku błędów księgowych lub nieścisłości: podczas gdy pracownik może zostać obciążony maksymalnie miesięcznym wynagrodzeniem i nie więcej niż 20% całkowitego miesięcznego dochodu, księgowy korzystający z outsourcingu lub firma księgowa “Zaoszczędzone aktywa” ponosi pełną odpowiedzialność finansową za błędy w pracy specjalistów.

5. Oszczędności podatkowe:

koszty outsourcingu księgowości nie są obciążone ponad 34% podatkami i opłatami. Można je w pełni odliczyć, zmniejszając w ten sposób podstawę do obliczenia podatku dochodowego.

Outsourcing księgowości ma zatem szereg zalet organizacyjnych i korzyści finansowych, które mają znaczący wpływ na jakość ogólnych wyników firmy. W szczególności usprawnia nie tylko księgowość operacyjną i raportowanie do organów skarbowych, ale także szereg procesów biznesowych związanych z rekrutacją, organizacją pracy księgowych i monitorowaniem jej efektywności. Jest to najlepszy sposób na zabezpieczenie się przed nieprofesjonalizmem lub przypadkowymi błędami w pracy księgowego ds. kosztów i przychodów firmy.

Zdolność księgowego do bycia w kontakcie prawie przez całą dobę i siedem dni w tygodniu, otrzymywania bezpłatnych pilnych porad od kolegów, angażowania dodatkowych specjalistów w niektórych pilnych przypadkach: wszystko to otwiera nowe perspektywy rozwoju biznesu, minimalizacji podatków prawnych i znacznego zmniejszenia rocznych wydatków na utrzymanie personelu księgowego – do kilku milionów hrywien rocznie.

Outsourcing księgowości to nowoczesna, skuteczna metoda prowadzenia księgowości bez uciążliwych inwestycji finansowych, potencjalnego ryzyka gospodarczego i nieprzewidywalnego czynnika ludzkiego. Oczywiste korzyści sprawiają, że outsourcing księgowości jest głównym narzędziem do prowadzenia działalności gospodarczej na Ukrainie i na świecie.

(1 - 5.00 - 5)