Audyt kadrowy w firmie

+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99 е-mail:  za@zkg.ua

Z roku na rok kwestie prowadzenia dokumentacji w firmach schodzą na dalszy plan z punktu widzenia kadry zarządzającej. Ale nie z punktu widzenia prawa. W dobie automatyzacji procesów planowania i rozliczania papierkowa robota z tabelami kadrowymi, opisami stanowisk i aktami osobowymi każdego pracownika powoduje zrozumiałą chęć pozostawienia takich zadań na lepsze, mniej pracowite czasy. Prawda jest jednak taka, że takie czasy zwykle nie nadchodzą, jeśli firma rośnie, skaluje się i rozwija. Oznacza to, że większość odnoszących sukcesy firm nie utrzymuje swojej dokumentacji kadrowej w najlepszym stanie. Co więcej, w przypadku kontroli ze strony organów regulacyjnych, błędy w dokumentacji kadrowej stanowią największe ryzyko dla najwyższego kierownictwa i właścicieli.

Terminowy i wysokiej jakości audyt HR pomoże rozwiązać ten problem. Jego zadaniem jest zidentyfikowanie słabych punktów w dokumentacji kadrowej, obliczenie możliwych zagrożeń i ich konsekwencji oraz znalezienie najlepszych sposobów na ich wyeliminowanie, zanim firma zwróci uwagę odpowiednich organów. Jak przeprowadzić audyt HR? Czego powinieneś oczekiwać pod względem czasu i zasobów finansowych, aby chronić siebie i swoją firmę przed nieplanowanymi sankcjami ze strony państwa? Co powinno być istotą polityki personalnej organizacji i audytu HR? Dowiedzmy się.

Polityka kadrowa to obszar rozwoju firmy, któremu zwykle poświęca się początkowo niewiele uwagi. Podczas gdy dyrektor, dział księgowości i właściciele organizacji koncentrują się na tym, jak zmaksymalizować zyski przy minimalnych kosztach, wprowadzić własną markę, edukować grupę docelową i zdobyć konkretną niszę na rynku, poświęcają minimalną uwagę zatrudnianiu pracowników etatowych. Z reguły ogranicza się to do umów o pracę i wniosków urlopowych. Istnieje jednak cały obszar kontroli nad dokumentacją HR, za który grożą kary – w niektórych przypadkach całkiem spore. Audyt HR pomoże przeanalizować:

• stanu dokumentacji kadrowej firmy;
• struktury personelu organizacji;
• jej zgodności z wymaganymi standardami, a także poprawności wszystkich dokumentów regulujących relacje między pracodawcą a pracownikami.

Pozwoli to zaoszczędzić nie tylko kapitał obrotowy w przypadku nieoczekiwanego audytu, ale także dużo czasu, energii i zdrowia dyrektora firmy.

1. Przygotowanie do audytu i ocena polityki personalnej firmy. Na tym etapie ustalana jest grupa pracowników lub lista audytorów zaangażowanych do pracy z pracownikami i dokumentami.
2. Badanie i ocena pakietu dostępnych dokumentów w zakresie zarządzania dokumentacją HR. Tutaj ważne jest, aby w pełni zbadać wcześniej zawarte umowy, harmonogramy zatrudnienia i inne dokumenty, jeśli takie istnieją.
3. Sprawdzenie listy dostępnych dokumentów pod kątem zgodności z pełną listą dokumentów wymaganych przez ukraińskie prawo. Na tym etapie ważne jest, aby zrozumieć, gdzie występują luki w prawidłowym prowadzeniu dokumentacji kadrowej.
4. Analiza obszarów wysokiego ryzyka dla konkretnej firmy: tj. obecność obcokrajowców w kadrze i legalność ich zatrudnienia, praca w godzinach nadliczbowych i audyt listy płac, warunki współpracy w okresie próbnym, dokumentowanie odpowiedzialności materialnej poszczególnych pracowników, obecność osób niepełnosprawnych i niepełnosprawnych w kadrze firmy oraz procedura stosunków pracy z nimi.
5. Opracowanie listy rekomendacji zmian w polityce personalnej w wyniku przeprowadzonego audytu HR. Na tym etapie tworzona jest szczegółowa lista zaleceń, które odnoszą się do natychmiastowych i długoterminowych działań mających na celu optymalizację dokumentacji kadrowej firmy, dostosowanie jej do wymogów ustawy i wyeliminowanie ryzyka pociągnięcia do odpowiedzialności w wyniku planowanych lub nieplanowanych kontroli organów ścigania prawa pracy.

Etapy te mogą być częścią jednego procesu audytu HR. W takim przypadku audyt trwa od dwóch do ośmiu tygodni, w zależności od wielkości firmy i celów audytu HR w konkretnym przypadku. Czasami etapy sprawdzania kompetencji polityki kadrowej firmy są przeprowadzane z przerwami między nimi, jeśli wynika to ze specyfiki działania firmy i obecności wcześniej zaplanowanych działań (restrukturyzacja zespołów projektowych, koniec sezonu dla niektórych prac itp.)

Istnieją dwa sposoby przeprowadzenia audytu HR w firmie:

1. Wewnętrzny audyt HR – przeprowadzany przez pracowników firmy. Zwykle bierze w nim udział dyrektor odpowiedzialny za dokumentację kadrową pracownika (zwykle księgowy lub urzędnik), sekretarka dyrektora, prawnik, psycholog i pełnoetatowy trener biznesowy, jeśli taki istnieje. Zadaniem audytu wewnętrznego jest zidentyfikowanie słabych punktów w zarządzaniu dokumentacją kadrową, zbadanie klimatu relacji w firmie oraz procedury podziału obowiązków między pracownikami. Jest to rozwiązanie tańsze (a czasem w ogóle niewymagające ponoszenia dodatkowych kosztów), ale dające ograniczony obraz sytuacji. Z jednej strony nie wszyscy pracownicy są skłonni szczerze odpowiadać na pytania w obawie przed zwolnieniem lub niezadowoleniem. Z drugiej strony, niewyspecjalizowani pracownicy mogą nie zawsze być w stanie uwzględnić wszystkie zagrożenia, zwłaszcza w świetle ostatnich zmian w prawie pracy.
2. Zewnętrzny audyt HR to zestaw działań mających na celu ocenę polityki kadrowej firmy, przeprowadzany z udziałem wyspecjalizowanych audytorów zewnętrznych. Metoda ta ma swoje zalety: zapewnia najbardziej obiektywny obraz rzeczywistości, pozwala zbadać każdy obszar bez odrywania pracowników od ich bezpośrednich obowiązków i trzeźwo ocenić zarówno ryzyko, jak i ewentualne sankcje, a także wydajność każdego pracownika, zaangażowanie zespołów w rozwiązywanie problemów o różnym stopniu złożoności oraz atmosferę w zespole.

Do menedżerów najwyższego szczebla lub właścicieli firmy należy decyzja, czy przeprowadzić audyt HR samodzielnie, czy z udziałem niezależnych ekspertów. Często zależy to od tego, jaki rodzaj audytu jest wymagany na tym etapie:

1. Pełny audyt HR organizacji obejmuje ocenę dokumentacji HR we wszystkich obszarach (umowy o pracę, listy płac, polityka urlopowa, premie, kary wewnętrzne, czas pracy, podróże służbowe, podział obowiązków i odpowiedzialności).
2. Selektywny audyt HR organizacji ma na celu wykonanie konkretnego zadania w obszarze zarządzania dokumentacją kadrową. Najczęściej jest to opracowanie umów o pracę, harmonogramów zatrudnienia i opisów stanowisk pracy.

O ile wybiórczy audyt HR często przeprowadzany jest wewnętrznie, przez samą firmę i ma sens, o tyle w przypadku pełnego audytu, światowej klasy konsultanci i właściciele dobrze prosperujących firm doradzają zaangażowanie specjalistów. Takie podejście pozwoli nie tylko odhaczyć okienko, ale uzyskać pełny obraz struktury organizacyjnej firmy, ocenić motywację i efektywność pracowników oraz zabezpieczyć się przed ewentualnym ryzykiem w przypadku kontroli ze strony władz. Koszt audytu HR przeprowadzonego przez ekspertów będzie wyższy. Jest to jednak raczej inwestycja niż wydatek, który z pewnością znajdzie odzwierciedlenie w kapitalizacji firmy i często przynosi duże dywidendy. Jeśli szukasz organizacji, która jest w stanie zapewnić naprawdę wysokiej jakości usługi tego rodzaju w przystępnej cenie w Kijowie lub Lwowie, skontaktuj się ze specjalistami firmy JANOVSKY & PARTNERS z holdingu Zachodnia Grupa Konsultingowa. Inwestuj prawidłowo!

Jest to pytanie, które często pozostaje bez odpowiedzi, aż do momentu, gdy konieczne jest wprowadzenie zmian w wyniku kontroli i sankcji ze strony organów regulacyjnych. Znajomość kodeksu pracy, wraz ze wszystkimi jego zmianami i uzupełnieniami, jest obowiązkowym wymogiem dla kierownictwa organizacji. Jednak w rzeczywistości menedżerowie po prostu nie mają wystarczająco dużo czasu, aby zajmować się takimi kwestiami. Często, gdy firma jest mała, dokumentacja HR jest na mniej lub bardziej przyzwoitym poziomie. Jednak w momencie, gdy firma wchodzi w fazę szybkiego wzrostu i ekspansji, w obszarze polityki kadrowej zaczyna panować chaos, dochodzi do rotacji pracowników, dublowania obowiązków lub utraty niektórych z nich. Audyt HR organizacji powinien być przeprowadzany planowo i regularnie za każdym razem, gdy w strukturze kadrowej firmy zachodzą zmiany na dużą skalę. Jeśli nie jest to możliwe, przeprowadzenie audytu i oceny dokumentacji pracowniczej jest obowiązkowe, gdy

• nowy dyrektor przejął zarządzanie organizacją lub nastąpiła zmiana właściciela;
• firma planuje zwolnić lub zastąpić pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie dokumentacją kadrową;
• zbliża się termin obowiązkowej zaplanowanej kontroli;
• nastąpiły zmiany w ustawodawstwie pracy Ukrainy i pojawiły się liczne innowacje;
• został zwolniony pracownik spółki, który może zwrócić się do organów regulacyjnych z oświadczeniem o naruszeniu przepisów prawa pracy w danej spółce;
• firma przeszła restrukturyzację lub zmianę działalności.

Prawidłowo przeprowadzony audyt HR organizacji nie tylko ograniczy ryzyko związane z naruszeniami prawa pracy. Otwiera również ogromne możliwości zwiększenia wydajności pracy, poprawy klimatu w firmie oraz kształtowania nowoczesnej marki i wartości firmy.

Kontakty firmy księgowej “Збережені активи”

+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99

е-mail:  za@zkg.ua Viber Messenger Telegram