Учет персонала и кадровое делопроизводство

контакты бухгалтерской компании “Збережені активи”

+38 (032) 247-04-00; +38 (067) 673-35-99 е-mail:  za@zkg.ua

Кадровое делопроизводство – одна из самых трудозатратных статей внутреннего учета в компании. Оно требует особой ответственности, скрупулезности, дисциплины и внимания. Далеко не каждому менеджеру, даже с профильным образованием бухгалтера под силу своевременно и верно вести все направления кадрового делопроизводства. Поэтому на средних и крупных предприятиях существуют целые отделы кадров, занимающиеся этой работой в течение пяти дней в неделю с девяти утра до шести вечера. В малом бизнесе вопрос учета персонала, как правило, делегируется одному из бухгалтеров или помощников топ-менеджера (генерального или исполнительного директора). Чаще всего в условиях быстрого развития предприятия и увеличения количества работников со временем кадровое делопроизводство и учет персонала ведут уже несколько человек. Даже при условии использования современных CRM-систем это до сих пор остается одной из наиболее сложных сфер делопроизводства в компании.

Кадровое делопроизводство: направления и требования

Каждому взрослому гражданину знакомо кадровое делопроизводство, если он имел, по крайней мере, одну работу с официальным трудоустройством. Ему обязательно пришлось сталкиваться с подписанием трудового договора или контракта о сотрудничестве, принимать во внимание определенные правила и распорядки по работе конкретного специалиста, отдела или целой организации. Такие документы и расписания являются продуктами работы отдела кадров, а следовательно, непосредственно касаются кадрового делопроизводства. Впрочем, это лишь небольшая часть верхушки айсберга. В общем, ведения кадрового делопроизводства на предприятии осуществляется во многих различных направлениях. К основным из них можно отнести:

1. Текущий учет работников предприятия по специальностям и должностям, начиная от даты приема на работу и учитывая продвижения по должностной лестнице.
2. Отчет об изменении должностей и уровня оплаты труда по каждому представителю штата компании.
3. Ведение номенклатурных дел, их хранение и архивация.
4. Учет регулярной подготовки кадров и проведения мероприятий по их обучению, переподготовке, тестированию, касающиеся возможностей допуска к выполнению определенной работы или изменению должности.
5. Учет кадрового резерва.
6. Подготовка приказов о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении.
7. Разработка должностных инструкций на каждую должность и доведение их до соответствующего личного состава компании.
8. Разработка корпоративных документов о правилах и требованиях работы в компании, доведения до представителей штата приказов, которые являются обязательными для общего ознакомления и выполнения.
9. Работа над настройкой удобного, оперативного и эффективного документооборота в пределах каждого подразделения предприятия и по всей компании в целом.
10. Разработка должностных инструкций, распоряжений, правил для работы отдельных подразделений и специалистов.
11. Внесение всех необходимых данных в автоматизированные базы (CRM, 1C и т.д.) для обеспечения быстрого доступа к информации о кадрах компании при подготовке отчетов и поиске личной информации по каждому работнику личного состава на предприятии.

В условиях современного развития бизнеса объем данных по каждому работнику, его карьерный рост, изменения оклада, начисления премий и штрафов, использование отпусков, сверхурочной работы и т.п. настолько велик, что ведение кадрового делопроизводства с нуля с каждым днем становится все труднее. В определенной степени в этом помогают компьютеризированные программы. Впрочем, до сих пор человеческий фактор играет наиболее значимую роль в кадровой политике предприятия. Это непростая скрупулезная работа, к которой предъявляются высокие требования, ведь информация о кадрах ежемесячно, ежеквартально и ежегодно поступает в государственные и местные учреждения в рамках регулярной отчетности и начисления отчислений в социальные фонды, пенсионный фонд и тому подобное. К главным задачам, требованиям, предъявляемым к кадровому делопроизводству 2017, следует отнести следующие:

• внедрение доступной и прозрачной системы учета персонала в компании;
• разработка эффективных методов кадрового делопроизводства;
• организация работы департаментов компании, распределение обязанностей и ответственности между ними (в соответствии со спецификой деятельности предприятия и действующего трудового законодательства Украины);
• работа над оптимизацией организационной структуры бизнеса;
• обеспечение удобного документооборота между отдельными работниками, а также между функциональными подразделениями компании;
• формирование методов анализа эффективности работы каждой штатной единицы и анализ качества труда всех членов личного состава;
• разработка рекомендаций по улучшению эффективности работы каждого работника и отдельных подразделений предприятия;
• внедрение корпоративной этики и культуры, их развитие и планирование мероприятий, целью которых является такое развитие;
• обеспечение штатных единиц необходимыми условиями для выполнения конкретных функций – начиная от оборудования рабочего места, обеспечения необходимой техникой и заканчивая направлениями на посещение тренингов, семинаров и мастер-классов.

Опять же, это лишь основная часть задач, которые должна решать кадровая политика предприятия. В отдельных случаях этот список может дополняться специфическими требованиями, в зависимости от отрасли, в которой работает компания, методов текущего кадрового аутсорсинга, действующих проектов в области подбора и развития персонала и пр..

Кадровый учет как одно из основных направлений кадрового делопроизводства на предприятии

Учет кадров – это непрерывная работа, призванная собрать и классифицировать данные о каждом сотруднике, а также обеспечить их хранение, быстрый доступ к необходимой информации и возможность ее оперативного получения с целью отчетности в государственных или местных органах и учреждениях. Для этого на предприятии функционирует отдел кадров, который занимается формированием и ведением личных карточек каждого сотрудника, а также ведением трудовых книжек, формированием и хранением трудовых договоров, приказов, журналов учета, приказов личного состава и тому подобное. Кадровый учет – это целая система мер по систематизации сведений на всех без исключения предприятиях – независимо от размера, объема выручки, формы собственности, особенностей организационной структуры и тому подобное. Его цель – охарактеризовать в мельчайших деталях количественную и качественную структуру персонала компании. Имеется в виду, что учет персонала должен давать ответы на следующие вопросы:

1. Сколько сотрудников насчитывает предприятие со всеми его подразделениями и ответвлениями?
2. Кто они по образованию? Какой уровень образования имеют представители управленческого апарата? Есть дипломы о профильном образовании у специалистов?
3. Как происходит разделение персонала на предприятии по категориям и специальности?
4. Какой стаж работы имеет каждый работник? Много ли в составе персонала предприятия специалистов, работающих несколько лет, десятилетий и получили ли они профессиональный успех и карьерный рост в пределах конкретной компании?
5. Как часто происходит замена работников? Интенсивная ли текучесть кадров на предприятии? По каким причинам происходит замена специалиста или сокращение определенной должности, а также как часто появляются новые должности и нанимаются кадры для их заполнения?
6. Какой уровень оплаты труда в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение профессиональных обязанностей (фиксированная часть заработной платы – оклад, ежемесячные бонусы, премии по итогам года или закрытия проекта и т.д.)?
7. Какой качественный состав персонала компании по возрасту, полу, национальности и т. д.?
8. Происходит ли повышение квалификации работников? Как часто это происходит? Какие результаты таких мероприятий?
9. Каково состояние кадрового резерва предприятия? Проходят ли стажировки и обучения его представителей и как?
10. Как часто и по каким причинам работники отсутствуют на рабочем месте, и как это влияет на работу компании в целом?

Ответы на эти вопросы непосредственно не влияют на основные показатели деятельности предприятия. Такие, как объем выручки, прибыль и пр. Впрочем, общеизвестным является факт, что эти значения вполне зависят от эффективности управления компанией и качества оперативной работы персонала. Вот почему правильно организованный кадровый учет гарантирует не только успех кадровой политики предприятия, но и его развитие, и экономический рост в целом. Выявить текущее состояние кадров или проанализировать их развитие для участия в конкретном проекте, принять решение о целесообразности сокращения или увеличения количества персонала помогает кадровый аудит. Кадровое делопроизводство позволяет правильно распределить функции и нагрузки между подразделениями и конкретными специалистами, разработать эффективную мотивацию и анализ качества выполнения обязанностей всеми членами личного состава компании.

Отчетности в государственные органы и учреждения – неотъемлемая часть кадрового делопроизводства

Подготовка и представление отчетов в соответствующие инстанции о состоянии кадров и их структуре. Так, ежемесячная отчетность предусматривает подготовку таких отчетов, как 1-ПВ, 5-ПН (об увольнении персонала). Ежеквартально предусмотрено отчетности способом представления, кроме отчета 1-ПВ, отчетов о запланированном и фактическом сокращении персонала, а также о наличии открытых вакансий. Годовые отчетности о состоянии и структуре кадров на предприятии заключаются в формировании, кроме 1-ПВ, 4-ПН (план и факт), еще и отчетов об условиях труда и отчета о трудоустройстве инвалидов. Это позволяет сотрудничать со свободными трудовыми ресурсами в общегосударственном масштабе, а также участвовать в формировании макростатистики в сфере трудоустройства и распределения населения по специальности и уровню доходов. Кадровое делопроизводство и отчетность о нем – это опора удачного функционирования бизнеса и предпосылка для улучшения качественной структуры кадров. Стоимость таких услуг зависит от особенностей предприятия-заказчика.

(1 - 5,00 - 5)